Atualmente grande parte das pessoas se engaja em múltiplas tarefas. Ou seja, tenta fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Multitarefa se caracteriza por trabalhar em duas ou mais tarefas simultaneamente, alternando de uma coisa para outra, geralmente de forma rápida.
As demandas do trabalho nos forçam a lidar com muitas atividades ao mesmo tempo. Como as demandas não param de chegar, geralmente as pessoas tentam fazer tudo e pulam de atividade para atividade sem conseguir fazer nada direito, ou atrasando a conclusão de todas.
Isto porque a multitarefa parece ser uma ótima maneira de fazer muita coisa de uma só vez, e por isso muita gente se ilude, achando que está produzindo muito porque está fazendo várias coisas ao mesmo tempo. Entretanto, pesquisas mostraram que nossos cérebros não são tão bons em lidar com várias tarefas quanto gostamos de pensar que são. Nossos cérebros não têm a capacidade de realizar várias tarefas ao mesmo tempo – em momentos em que pensamos que estamos realizando multitarefas, geralmente estamos apenas mudando rapidamente de uma tarefa para outra. E as vezes nem mudamos tão rápido assim.
Para ilustrar o que acontece quando realizamos multitarefas, pense neste pequeno exemplo. Você e um(a) amigo(a) deverão fazer três tarefas: empilhar moedas, desenhar 15 estrelas em uma folha de papel, e enganchar clipes um no outro formando um colar. Todos terão o mesmo número de moedas e clipes. Você fará as atividades alternativamente: empilha uma moeda, desenha uma estrela, e engancha um clipe. O seu colega vai empilhar todas as moedas, depois vai desenhar todas as estrelas e depois vai enganchar os clipes. [1]
Ao final, posso apostar que o seu amigo vai terminar a tarefa antes, com menos estresse e com mais qualidade no que fez. Você estava mais sujeito a erros e pode ter deixado uma ou outra moeda cair, no afobamento. Com grandes chances, a qualidade do seu trabalho foi inferior.
Na verdade, algumas pesquisas sugerem que a multitarefa pode realmente prejudicar sua produtividade, reduzindo sua compreensão, atenção e desempenho geral.
[1] Exemplo retirado do livro “O mais completo guia sobre gerenciamento do tempo”, de Jeff Davidson
Os efeitos da multitarefa
A multitarefa pode reduzir sua capacidade de se concentrar, aumentar os sentimentos de estresse e exacerbar a impulsividade. Também pode piorar seu desempenho no trabalho ou na escola, o que pode levar a mais sentimentos negativos e ansiedade.
O impacto negativo da multitarefa crônica e pesada (gente que realiza multitarefa a maior parte do tempo, por longos períodos) pode ser particularmente prejudicial para as mentes dos adolescentes. Nessa idade, os cérebros estão formando importantes conexões neurais. Espalhar a atenção tão pouco e se distrair constantemente com diferentes fluxos de informações pode ter um impacto negativo sério e de longo prazo na forma como essas conexões se formam. Isso preocupa, pois são exatamente os adolescentes e jovens os que mais atuam com multitarefa, normalmente por usar várias mídias ao mesmo tempo.
Pessoas adeptas a multitarefas podem se sentir mais distraídas do que pessoas que se concentram em uma tarefa de cada vez. Isso faz sentido quando você considera que, por hábito, os multitarefas constantemente se concentram em uma nova tarefa, distraindo-se efetivamente de sua atribuição original. Algumas pesquisas sugerem que os multitarefas são mais distraídos e podem ter problemas para concentrar sua atenção mesmo quando não estão trabalhando em várias tarefas ao mesmo tempo.
Embora possa parecer contrário à crença popular, tendemos a trabalhar mais devagar e com menos eficiência quando fazemos multitarefas.2 A multitarefa leva ao que os psicólogos chamam de “custos de mudança de tarefa”, ou os efeitos negativos decorrentes da mudança de uma tarefa para outra. Encontramos custos de troca de tarefas (como um ritmo de trabalho mais lento) devido ao aumento da demanda mental associada ao salto de uma coisa para outra.
Mudar nosso foco também nos impede de depender de comportamentos automáticos para concluir tarefas rapidamente. Quando estamos focados em uma única tarefa que fizemos antes, podemos trabalhar no “piloto automático”, que libera recursos mentais. Alternar para frente e para trás ignora esse processo e, como resultado, tendemos a trabalhar mais devagar.
A multitarefa pode diminuir seu desempenho e torná-lo mais propenso a cometer erros. Pesquisas mostraram que os alunos que realizam várias tarefas em sala de aula tendem a ter GPAs mais baixos (e, se continuarem multitarefa em casa, geralmente demoram mais para terminar a lição de casa).
Os adultos também podem experimentar um desempenho inferior ao realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Um estudo de 2018 descobriu que os adultos mais velhos provavelmente cometeriam mais erros ao dirigir se fossem multitarefas.
Quebre o habito de multitarefas
Se você sente que a multitarefa está impactando negativamente sua vida, é possível fazer algumas mudanças que aumentarão sua produtividade e eficiência. Da próxima vez que você se encontrar multitarefa, faça uma rápida avaliação das várias coisas que você está tentando realizar. Em seguida, determine em qual tarefa você precisa se concentrar primeiro. Tente:
• Limite o número de coisas que você trabalhaLimite a qualquer momento a apenas uma tarefa. Claro que podemos combinar tarefas mais automáticas sem grandes problemas, como dobrar roupas enquanto conversa, ouvir música no carro. Mas no trabalho e nos estudos, fazer atividades “simultaneamente” vão te trazer os efeitos negativos antes mencionados.
• Use a “regra dos 25 minutos”. Em vez de alternar constantemente entre as tarefas, tente dedicar toda a sua atenção a uma tarefa por 25 minutos antes de alternar para a outra. Se você estiver usando o Método Pomodoro (ver artigo no site sobre isso), já atuará em uma tarefa, concentradamente.
• Agrupe suas tarefas em lotes. Se você está tendo problemas para resistir ao desejo de verificar seu e-mail ou analisar suas redes sociais, que te distraem, agende um horário definido no seu dia para lidar com isso. Ao agrupar tarefas semelhantes e definir um tempo para lidar com elas, você pode liberar sua mente para se concentrar em outra coisa.
• Limite as distrações. Isso pode significar procurar um local mais tranquilo para trabalhar, desligar o telefone e desativar as notificações e alarmes.
• Pratique a atenção plena (mindfulness). Adicionar atenção plena à sua rotina diária pode ajudá-lo a perceber os momentos em que você está realizando várias tarefas ao mesmo tempo. A atenção plena também pode melhorar sua capacidade de se concentrar e prestar atenção a uma coisa de cada vez. Além de te deixar mais centrado(a), vai te deixar menos estressado.
Pesquisas sobre o tema:
- Madore KP, Wagner AD. Multicosts of multitasking. Cerebrum. 2019;2019:cer-04-19.
- Moisala M, Salmela V, Hietajärvi L, et al. Media multitasking is associated with distractibility and increased prefrontal activity in adolescents and young adults. NeuroImage. 2016;134:113-121. doi:10.1016/j.neuroimage.2016.04.011
- Bellur S, Nowak KL, Hull KS. Make it our time: In class multitaskers have lower academic performance. Comput Hum Behav. 2015;53:63-70. doi:10.1016/j.chb.2015.06.027
- Sanbonmatsu DM, Strayer DL, Medeiros-Ward N, Watson JM. Who multi-tasks and why? Multi-tasking ability, perceived multi-tasking ability, impulsivity, and sensation seeking. PLOS ONE. 2013;8(1):e54402. doi:10.1371/journal.pone.0054402
- Uncapher MR, Lin L, Rosen LD, et al. Media multitasking and cognitive, psychological, neural, and learning differences. Pediatrics. 2017;140(Supplement 2):S62-S66. doi:10.1542/peds.2016-1758D
Margareth Fabíola dos Santos Carneiro, Servidora do INEP, atualmente Coordenadora-Geral de Estruturação de Projetos do Departamento de Projetos do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação. No MCTI também atuou como Diretora do Departamento de Gestão de Projetos (DEGEP por 1 ano e meio). Tem vasta experiência na gestão estratégica, gestão de portfólio, programas e projetos. É Doutora em Administração pela Universidade Nacional de Rosário, com pesquisa em Governança Corporativa e Gestão por Resultados na Administração Pública e Mestre em Gestão do Conhecimento e TI pela Universidade Católica. Foi a presidente fundadora do PMI-DF e ocupou uma cadeira do Board do PMI Global, por dois mandatos consecutivos (6 anos). É certificada PMP, MSP – Managing Successful Programme , Prince 2, SAFe– Scale Agile Framework, PMI Disciplined Agile, IPA Project Development Routemap, PMI Leadership Master Class e IOD – Instititute of Directors (diretora certificada).
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